Overtidskalkulator

Metode

Hvordan regner kalkulatoren?

01

Slik bruker du overtidskalkulatoren

Oppgi lønnen som timelønn, månedslønn eller årslønn. Ved måned eller år trenger kalkulatoren avtalte uketimer for å finne en sammenlignbar timelønn. Registrer overtidsberettigede timer og prosentsatsen som følger av arbeidsavtale eller tariff. Du kan dele perioden i to grupper, for eksempel timer med 50 og 100 prosent tillegg.

Velg om både ordinær lønnsdel og tillegg skal utbetales, eller om timene skal avspaseres etter skriftlig avtale. Ved avspasering settes kontant ordinærdel til null, mens overtidstillegget fortsatt vises. Resultatet er brutto før skatt og kontrollerer ikke om timene juridisk er overtid.

02

Fra måneds- eller årslønn til timelønn

For månedslønn beregnes årslønn som månedsbeløpet ganger tolv. Deretter deles årslønnen på 52 uker og avtalte timer per uke. Med 50 000 kr per måned og 37,5 timer per uke blir timelønnen 600 000 ÷ 52 ÷ 37,5, omtrent 307,69 kr.

For årslønn brukes beløpet direkte i samme nevner. For timelønn brukes beløpet uten omregning. Arbeidsavtale eller tariff kan fastsette en annen divisor for overtidsgrunnlaget. Hvis lønnsslippen viser en avtalt timelønn, bør du bruke den direkte fremfor en generell omregning.

03

Lovens minimum på 40 prosent

Arbeidstilsynet opplyser at overtidsarbeid skal ha et tillegg på minst 40 prosent av avtalt timelønn. Kalkulatoren hindrer derfor satser under 40 prosent i overtidsfeltene. En sats på 40 prosent betyr at utbetalt overtidslønn per time normalt er 140 prosent av timelønnen når både ordinær del og tillegg betales.

Tariffavtale eller arbeidsavtale kan gi 50, 100 eller andre høyere satser, og kan knytte dem til klokkeslett, helg eller antall timer. Kalkulatoren velger ikke riktig sats for deg. Del timene mellom de to gruppene etter dokumentasjonen som gjelder arbeidsforholdet.

04

Merarbeid er ikke alltid lovdefinert overtid

Arbeid utover avtalt tid, men innenfor lovens grense for alminnelig arbeidstid, kalles merarbeid. En person med avtalt 7,5-timersdag kan arbeide lenger uten at lovens ni-timersgrense er passert. Tariff eller arbeidsavtale kan likevel gi overtidsbetaling fra avtalt arbeidstid.

Klassifiseringen må gjøres før tallene legges inn. Kalkulatoren kan beregne avtalt betaling for merarbeid dersom satsen er minst 40 prosent, men det gjør ikke timene til lovdefinert overtid. Før timeliste og lønnsart slik arbeidsgiverens avtale krever.

05

Avspasering fjerner ikke tillegget

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale at overtidstimene avspaseres helt eller delvis. Arbeidstilsynet presiserer at overtidstillegget på minst 40 prosent uansett skal utbetales. Derfor viser avspaseringsvalget bare tillegget som kontant oppgjør og timene som tid til gode.

Ti timer med beregnet timelønn 307,69 kr og 40 prosent tillegg gir omtrent 1 231 kr i kontant tillegg. De ti ordinære timene, omtrent 3 077 kr, utbetales ikke i dette scenarioet fordi de tas ut som fri. Avtalen bør beskrive når og hvordan avspaseringen skjer.

06

Regneeksempel med full utbetaling

Med 50 000 kr i månedslønn, 37,5 timers uke, ti overtidstimer og 40 prosent tillegg er ordinær lønnsdel omtrent 3 077 kr. Tillegget er omtrent 1 231 kr. Samlet brutto overtidsoppgjør blir dermed omtrent 4 308 kr.

Hvis de samme ti timene har 100 prosent tillegg, er tillegget omtrent 3 077 kr og samlet oppgjør omtrent 6 154 kr. Den levende tabellen gjør denne følsomheten synlig med dine egne timer og lønnsgrunnlag.

07

To satsgrupper i samme periode

En uke kan ha timer med forskjellige tillegg. Anta seks timer med 50 prosent og fire timer med 100 prosent. Kalkulatoren beregner ordinær lønnsdel for alle ti timer, men tillegget separat for hver gruppe. Dermed unngår du å bruke et enkelt gjennomsnitt som kan skjule feil.

Kontroller at samme time ikke føres i begge grupper. Hvis en tariff gir flere enn to satser, beregn periodene separat og summer oppgjørene. Behold spesifikasjonen slik at totalen kan avstemmes mot lønnsslippen.

08

Hvor mye overtid kan pålegges?

Ved særlig og tidsavgrenset behov oppgir Arbeidstilsynet hovedgrenser på 10 timer i en fast sjudagersperiode, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer i en fast 52-ukersperiode. Alle grensene må følges samtidig. En uke under ti timer kan likevel bryte fireukersgrensen.

Tariffbundne virksomheter og tillatelser kan gi utvidede rammer på bestemte vilkår. Kalkulatoren vurderer ikke slike hjemler. Et felt som tillater mange timer er en matematisk yttergrense for scenarioer, ikke en godkjenning av arbeidsplanen.

09

Samlet arbeidstid og hvile

Selv når overtidsrammen ikke er brukt opp, kan samlet arbeidstid sette en strengere grense. Arbeidstilsynet oppgir som hovedregel maksimalt 13 timer samlet arbeidstid i løpet av 24 timer og gjennomsnittlig maksimalt 48 timer per uke over åtte uker.

Betalingen kan være matematisk riktig selv om arbeidsplanen er ulovlig eller uforsvarlig. Kontroller derfor timene mot arbeidsplan, hviletid og gjennomsnittsberegning før oppgjøret behandles som en godkjenning.

10

Overtid skal ikke være en fast ordning

Overtid kan brukes ved et særlig og tidsavgrenset behov, ikke som permanent grunnbemanning. Gjentatte høye utbetalinger er derfor også et styringssignal. Sammenlign kostnaden med nyansettelse, endret turnus eller omfordeling av arbeid.

Kalkulatoren viser lønnseffekten, men ikke belastning, feilrisiko, sykefravær eller tapt restitusjon. En billig kortsiktig løsning kan være dyr dersom overtiden blir normaltilstand.

11

Skatt, feriepenger og andre tillegg

Resultatet er brutto og viser ikke individuelt skattetrekk. Lønnssystemet beregner skatt etter skattekort og utbetalingsperiode. Kalkulatoren legger heller ikke automatisk til feriepenger, pensjonskostnad, arbeidsgiveravgift eller eventuelle kveld-, natt- og helgetillegg.

Noen tillegg beregnes parallelt med overtidsbetaling, andre inngår i grunnlaget eller erstattes av en høyere sats. Bruk lønnsartene og avtalen som fasit. For arbeidsgiverens totale kostnad kan resultatet brukes som lønnsgrunnlag i en separat kostnadsberegning.

12

Unntak og individuelle rettigheter

Arbeidstidsreglene har unntak, blant annet for ledende og særlig uavhengige stillinger. Stillingsbetegnelsen alene avgjør ikke om unntaket gjelder. Arbeidsavtalen kan også inneholde fast tillegg for overtid, men det må være tydelig hva som er ordinær lønn og hva som dekker overtid, og dekningen må minst oppfylle lovens krav.

Arbeidstakere kan ha rett til fritak fra overtid av helsemessige eller vektige sosiale grunner. Kalkulatoren avgjør ingen slike spørsmål. Ved uenighet bør partene bruke arbeidsavtale, timelister, tariff og Arbeidstilsynets veiledning.

13

Vanlige regnefeil

En vanlig feil er å beregne 40 prosent som hele betalingen. Det er tillegget; ved vanlig utbetaling kommer ordinær timelønn i tillegg. En annen feil er å dele månedslønn på et tilfeldig antall timer uten å bruke avtalt uketid og konsistent årsgrunnlag.

Andre feil er å blande netto og brutto, føre samme time i to satsgrupper eller betale null tillegg ved avspasering. Kontroller de fire resultatlinjene separat: timelønn, ordinær del, tillegg og timer.

14

Avstem resultatet mot lønnsslippen

Start med å kontrollere antall timer og satsgruppe mot godkjent timeliste. Kontroller deretter timelønnsgrunnlaget. Hvis lønnssystemet bruker en tariffbestemt divisor eller et eget fast overtidsgrunnlag, kan det avvike fra kalkulatorens generelle omregning med 52 uker og avtalt uketid. Et slikt avvik betyr ikke automatisk at lønnsslippen eller kalkulatoren er feil; de kan bygge på forskjellige avtaleforutsetninger.

Sammenlign ordinær del og tillegg hver for seg før du sammenligner totalen. Se også etter om tillegg er fordelt på flere lønnsarter, eller om ordinær del allerede ligger i fastlønnen og bare overtidstillegget vises som egen linje. Ved avspasering skal du i tillegg kontrollere at timene er registrert som tid til gode og at minstetillegget faktisk blir utbetalt.

15

Slik vurderer du et blandet overtidsdøgn

Anta at en arbeidstaker har tre timer med 50 prosent tillegg og to timer med 100 prosent tillegg. Med 300 kr i timelønn er ordinær del 1 500 kr. Tillegget blir 450 kr for den første gruppen og 600 kr for den andre, til sammen 1 050 kr. Full kontant utbetaling blir 2 550 kr. Eksemplet viser hvorfor timer og tillegg bør grupperes før summering.

Ved avspasering av alle fem timer er kontantbeløpet i samme eksempel 1 050 kr, mens fem timer føres som fri til gode. Dersom bare noen timer avspaseres, kan du beregne de utbetalte og avspaserte timene som to separate scenarioer. Da blir det synlig hvilken ordinær lønnsdel som betales nå, hvilket tillegg som alltid skal betales, og hvor mye tid som skal registreres.

16

Når beregningen trenger flere opplysninger

Kalkulatoren passer best når lønnsgrunnlaget, overtidsberettigede timer og tilleggssats allerede er avklart. Den kan ikke avgjøre om reisetid, beredskapsvakt, opplæring, pålagt tilgjengelighet eller arbeid hjemme skal telle som arbeidstid eller overtid. Slike spørsmål avhenger av faktum, arbeidsavtale, tariff og gjeldende regelverk.

Ved skift, turnus eller redusert grense for alminnelig arbeidstid kan overtiden begynne på et annet tidspunkt enn etter ni timer per døgn eller 40 timer per uke. Finn derfor først riktig grense og lønnsart. Bruk deretter kalkulatoren til å kontrollere matematikken. Hvis grunnlaget er omstridt, bør beregningen merkes som et scenario og ikke presenteres som et endelig lønnskrav.

17

Dokumentasjon og personvern

Beregningen skjer lokalt og lagres ikke av KalkNorge. Det er praktisk for lønnsscenarioer, men siden oppretter ingen godkjent timeliste. Lagre dato, timer, satsgrunnlag, avspaseringsavtale og hvem som godkjente oppgjøret i virksomhetens system.

Før lønnskjøring bør resultatet avstemmes mot timeliste og avtale. Kopi- og utskriftsfunksjonene er hjelpemidler; de dokumenterer ikke at overtiden var pålagt, tillatt eller riktig klassifisert.